“La mente creativa juega con los objetos que ama” – Carl G. Jung
Los últimos años vimos una interesante cantidad de cambios en materia de innovación tecnológica en el sector legal. Si miramos los últimos cinco años, entre los periodos 2015-2019, este ultimo es tal vez el año en el que se advirtió una mayor maduración. La variedad de cambios que se observan, que oscilan entre el primer paso que se suele dar en la digitalización de documentos, o pasos mas significativos como el uso de plataformas digitales para gestionar documentos, la incorporación de métricas y reportes de uso eficiente, han permitido a las áreas de legales una mejora de valor en la gestión de sus asuntos. Es posible decir que 2019 es el año del cambio en materia de innovación tecnológica, tanto por la cantidad de empresas que comenzaron a incorporar cambios e innovación legal como por la calidad de esa innovación.
I. La clave: el cambio de mentalidad
Lo mas interesante en este proceso esta dado por el cambio de mentalidad. Sea por la llegada profesionales mas jóvenes, con una mejor relación y comprensión de la tecnología; como por el opuesto, es decir el arribo a áreas de legales de profesionales con más experiencia producto de su paso por filiales más avanzadas en la modernización tecnológica; sea también por presión de las áreas de legales de casas matrices, o incluso y finalmente, por la maduración que solo se logra cuando las áreas de legales se desbordan de trabajo y la gestión de los asuntos por métodos tradicionales deja de ser una opción para ser una pérdida de dinero y tiempo.
El cambio de mentalidad, en definitiva, está hecho de dos componentes: (i) la maduración que las áreas de legales vienen observando en los últimos años, con profesionales de alta preparación tanto legal como en gestión, compenetrados con gestionar con criterios prácticos y orientados a resultados mensurables y (ii) la existencia de tecnología que a valores ya muy razonables permite su implementación .
La maduración aludida, radica en un cambio a nivel global del rol de las áreas de legales, que con los años han enfocado sus esfuerzos a gestionar inteligentemente sus recursos, rechazando todo aquello que no sea una utilización eficiente de su tiempo, y acercándose a todo cuanto pueda significar una participación mas estratégica en el negocio de su cliente interno.
Hace tan solo dos años observábamos un marcado nuevo rol asumido por “Legales”, que consistía en una cada vez más marcada gestión pensada de su tiempo, asignando a firmas de abogados temas de especialidad (regulatorios, ambientales, impositivos, adquisiciones estratégicas) y a firmas de Legal Process Outsourcing (LPOs) todos aquellos asuntos que pueden encuadrarse bajo procesos (contratos, carga de datos legales, due diligence, administración de contratos).
En 2019 pudo verse sobre esa matriz una evolución, consistente en la implementación de plataformas que permiten acelerar los procesos referidos. Las plataformas permiten no tan solo ser un repositorio de documentos, o producción de los mismos, sino también condensar información para planificar basado en proyecciones históricas. De esta manera, la tecnología acerca a las áreas de legales a objetivos mas específicos de su función, en tanto dejan de ser áreas que trabajan reactivamente (a tiempo, mas a tiempo, menos a tiempo, con mas o menor calidad) para transformarse en áreas que planifican el trabajo de todo el año, y se anticipan a los cambios basados en la información histórica, para así estimar los recursos humanos y tecnológicos para enfrentar volumen de trabajo, incluso súbitos incrementos de trabajo inesperados, mejoras de costos, tiempos, que cuanto menos son significativos cuando se la implementación de tecnología es parte de un plan de trabajo orientado a modernizar y medir la gestión del área de legales.
II. La innovación tecnológica en los contratos
Para ilustrar en alguna medida todo lo dicho previamente, basta con hacer una mirada macro sobre los contratos de cualquier área de legales. Como bien señala Olga Mack en un reciente trabajo, si el dinero es la sangre de las compañías, los contratos son sus huesos (“Modernize Your Contract Negotiation Process” en https://abovethelaw.com/2019/11/modernize-your-contract-negotiation-process/?rf=1). Una compañía sana necesita de contratos para generar su flujo de pagos y cobros, que generen previsibilidad, que permitan la deseada estabilidad de sus vínculos jurídicos, que es lo primero que un potencial comprador o inversor se pregunta cuando evalúa invertir en una empresa. Es conocido por cualquier abogado de empresa el tiempo que lleva revisar, gestionar, negociar y preparar una versión final de cualquier contrato, sea con proveedores o clientes, y los riesgos que se corren incluso a diario en la gestión de los mismos cuando el trabajo y documentos se mezclan con un sinnúmero de emails, respuestas, versiones, revisiones y comentarios de distintas áreas, consolidaciones parciales y cambios de ultima hora. Las plataformas han permitido que la gestión sea exponencialmente mas eficiente, que las versiones se aprueben en un flujo de aprobaciones, que Legales controle los documentos finales, y que estos salgan de la circulación de emails, a donde se suele mezclar con una gran cantidad de emails del dia a dia. El punto que quiero hacer es que las plataformas de gestión tecnológica son mucho menos que un lujo, sino una necesidad, que no solo ahorra recursos y tiempos, sino que además reduce errores, permite la planificación ordenada del trabajo y abre tiempo para gestionar y negociar las clausulas que pueden marcar una diferencia a meses o años vista.
Mas allá de este aspecto esencial de la gestión de contratos, una gestión eficiente en el uso de plataformas tiene impacto en la relación con otras áreas de la compañía, por cuanto da transparencia a los mismos, permite que la información fluya de manera natural a las áreas internas interesadas, y vuelve a Legales el partner que ordena, administra y nutre a todas las restantes áreas con información y contenido legal en tiempo y de calidad.
III. 2020 y mas allá
En trabajos posteriores iremos precisando con mayor detalle todo lo que la tecnología legal esta permitiendo a áreas de legales, y de que manera la entrega de servicios legales se ha visto afectada y expandido positivamente por esta, tanto en cantidad como calidad. Al menos ahora quiero resaltar que en 2019 muchas compañías de Argentina y LATAM han dado pasos significativos en ese sentido, lo que tendrá un impacto de importancia en el alcance y contenido de la calidad del trabajo legal que tanto estas como sus colaboradores externos darán en los próximos años.
La digitalización, las plataformas de gestion, las plataformas de producción automática de documentos, y algunos avances que ya están mas que disponibles permitirán una gestion de alta eficiencia y requerirán de los abogados a cargo sumar sus conocimientos legales a los tecnológicos. La gestion de Legales estará asi asociada al valor de la compañía con documentos de calidad, disponibles, y bien resguardados.
Por Matías Avila Nores
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